Modelling the Cost and Quality of Preservation Imaging and Archiving

Bevaringsinstitutioner, som arkiver, biblioteker og museer, har en lang tradition for at reproducere deres samlinger med henblik på at understøtte tilgængeliggørelse og bevaring af information. Formålet med bevaringsdrevet kopiering er at sikre og beskytte værdifuld information, der er truet af nedbrydning, slitage, tyveri, brand eller andre risici. Denne ph.d.‐afhandling har undersøgt, hvordan bevaringsinstitutioner kan evaluere omkostninger og nytteværdier ved to forskellige strategier for bevaring af digitale kopier (billeder). De strategier, der er evalueret, er bevaring af billederne i et digitalt arkivsystem, og udprintning af billedfilerne på mikrofilm og bevaring af filmene i et filmarkiv. For at tilvejebringe data til at analysere omkostninger og nytteværdier af de to bevaringsstrategier, blev et case studie designet, hvor nedbrydningstruede negativsamlinger blev kopieret (digitaliseret) og kopierne
bevaret i hhv. digital og analog form. I den forbindelse blev krav til billedkvalitet af bevaringskopier og deres metadata undersøgt, og der blev etableret specifikationer for digitaliseringsprocessen baseret på standarder, erfaringer (best practice) og test. Ligeledes blev krav til bevaringssystemer undersøgt, herunder kvalitetskrav ved udprintning af filer på mikrofilm, samt krav til billedformater og komprimeringsalgoritmer. Endelig blev de billedkvalitetsparametre, der influerer på de langsigtede bevaringsomkostninger identificeret. Omkostningsmodellen ’LIFE Costing Model’ blev brugt til at analysere omkostningsdata fra case studiet. På den baggrund blev det konkluderet, at modellen er egnet til beregning af udgifter til fremstilling og
bevaring af både digitale kopier og kopier på mikrofilm men, at den også har en række mangler både hvad angår terminologi og struktur: Den følger således ikke konsekvent arkivstandarden ‘OAIS Reference Model’, og bygger ikke på eksplicitte regnskabsprincipper. Desuden er detaljeringsgraden af det stadie af omkostningsmodellen som hedder ‘Bit Stream Preservation’ (bitbevaring) ikke tilstrækkelig til, at man kan udtrykke omkostningernes afhængighed af fx data volumen og bitsikkerhedsniveau. Endelig er den del af modellen, der beregner omkostningerne til logisk bevaring, kun blevet testet på et mindre sæt omkostningsdata og det er derfor vanskeligt at vurdere modellens nøjagtighed og præcision. I samarbejde med et sideløbende projekt, hvis formål var at kortlægge omkostningerne for bevaring af den nationale digitale kulturarv, er der udviklet en aktivitetsbaseret omkostningsmodel CMDP (Cost Model for Digital Preservation) for digital bevaring, som inkluderer de samlede livscyklusomkostninger. Omkostningsmodellen er struktureret i forhold til OAIS modellens funktioner, som nedbrydes i et hierarki af omkostningskritiske aktiviteter og målbare komponenter. Indtil videre er modellen kun operationaliseret (udtrykt i formler i et regneark), i forhold til aktiviteter, der vedrører bevaringsplanlægning og migrering. Omkostningsmodellen er blevet testet på omkostningsdata fra to større migreringsprojekter og efterfølgende justeret i overensstemmelse hermed. På baggrund af disse tests konkluderes det, at modellen giver et godt grundlag for beregning af omkostninger for bevaringsplanlægning og migrering, og at modellen vil kunne udvides til at dække de øvrige områder af OAIS modellen. Der mangler stadig en vurdering af modellens nøjagtighed og præcision, som vil kræve yderligere test i forhold til faktiske omkostningsdata. Endvidere skal modellen gøres mere fleksibel, så den kan håndtere forskellig grad af overensstemmelse med bevaringskrav og modellens evne til at estimere fremtidige omkostninger skal styrkes, herunder særligt dens evne til at afspejle betydningen af migreringskompleksitet og ‐hyppighed.
Arbejdet med at udforme en omkostningsmodel understregede behovet for at beskrive de antagelser omkostningsmodeller bygger på systematisk, herunder fx antagelser vedr. kvaliteten eller nytteværdien af bevaringssystemet. I relation hertil er der gennemført en analyse af krav til et bitbevaringssystem, som beskriver, hvordan institutioner, der følger OAIS standarden kan etablere en service model for et fælles
bitmagasin og tilbyde differentierede tjenester for bit integritet (sikkerhed), fortrolighed og tilgængelighed. Desuden er der gennemført en undersøgelse af forskellige metoders egnethed til at vurdere omkostninger og nytteværdi af forskellige bevaringsstrategier og til at understøtte beslutningsprocessen. Samlet set har ph.d. projektet skitseret en ramme for hvordan man kan vurdere omkostninger og
nytteværdi bevaringsstrategier, som kan understøtte beslutningsprocessen i bevaringsinstitutioner og dermed resultere i en mere effektiv og hensigtsmæssig udnyttelse af ressourcer. Projektet har vist at valget af bevaringsstrategi afhænger af institutionernes (brugernes) specifikke krav til hvad bevaringskopierne skal anvendes til. Ph.d. afhandlingen lægger ud med en introduktion til bevaringsdrevet kopiering af kulturarvsmaterialer. Herefter beskrives projektets formål og de forskellige dele af projektet. Dernæst sammenfatter afhandlingen de artikler og tekniske rapporter, som den er baseret på, og relaterer dem til den gennemførte forskning. Afhandlingen afsluttes med en samlet konklusion og en perspektivering.